会議のコツ

早いものでもうすぐＧＷ。忙しいとついブログの更新も後回しにしてしまいますね。年始以来ですから後回しどころではありませんが・・・。（汗）

さて今日は、日々のコンサルティング業務で気づいたことを。テーマは「会議」です。

会議が続かないっていう中小企業は結構多いと思います。「数字を意識せよ」「改善意識を持て」といくら社長が力説しても、笛吹けど踊らずの状態。だんだんマンネリ化してきて、挙句の果てに、社員に「これって続ける意味あるんでしょうか？」と言われてしまったり。

これまで、顧問先様をはじめとするいろいろな企業の会議に出席してみて分かってきた会議のコツは次の２点です。

１．事前準備の徹底
２．会議は早く終わるほどいいという認識

１．事前準備の徹底

事前に議題を決め、参加者に周知徹底しましょうということです。
要は、会議前の段階で参加者に「考える時間」を与えるというこ
と。この１点に注意するだけで会議は確実に変わります。

議題は今後の業務改善につながる「前向きなもの」に絞り込みます。議題の数は少なければ少ないほどいいです。

会議で失敗してしまうのは、営業数字の振り返りがついつい懲罰的になってしまうこと。誰々の成績が良かった、悪かった等は、会議前に社長（またはリーダー）が社員と１対1で済ませておくべきです。会議の目的は「明日からの行動を変えること」であり、ポジティブな意識付けができなければ人は動きません。

２．会議は早く終わるほどいいという認識

社員からのレスポンスが気になって、つい会議を引き伸ばしてしまうことがあります。

お気持ちはとても分かるのですが、盛り上がってるのは社長と一
部の社員だけ。

経験的に言って、１時間半を超える会議はまず続きません。２時間を超えてくると集中力が途切れ、苦痛が生じてきます。

コミュニケーションと会議を混同しないことが大事ですね。

会議を引っ張りがちな社長は、試しに「今日から会議は早く終わらせる」と宣言してみましょう。かえって社員は参加意欲を高めるはずです。