会議のコツ

早いものでもうすぐＧＷ。忙しいとついブログの更新も後回しにしてしまいますね。年始以来ですから後回しどころではありませんが・・・。（汗）

さて今日は、日々のコンサルティング業務で気づいたことを。テーマは「会議」です。

会議が続かないっていう中小企業は結構多いと思います。「数字を意識せよ」「改善意識を持て」といくら社長が力説しても、笛吹けど踊らずの状態。だんだんマンネリ化してきて、挙句の果てに、社員に「これって続ける意味あるんでしょうか？」と言われてしまったり。

これまで、顧問先様をはじめとするいろいろな企業の会議に出席してみて分かってきた会議のコツは次の２点です。

１．事前準備の徹底
２．会議は早く終わるほどいいという認識

１．事前準備の徹底

事前に議題を決め、参加者に周知徹底しましょうということです。
要は、会議前の段階で参加者に「考える時間」を与えるというこ
と。この１点に注意するだけで会議は確実に変わります。

議題は今後の業務改善につながる「前向きなもの」に絞り込みます。議題の数は少なければ少ないほどいいです。

会議で失敗してしまうのは、営業数字の振り返りがついつい懲罰的になってしまうこと。誰々の成績が良かった、悪かった等は、会議前に社長（またはリーダー）が社員と１対1で済ませておくべきです。会議の目的は「明日からの行動を変えること」であり、ポジティブな意識付けができなければ人は動きません。

２．会議は早く終わるほどいいという認識

社員からのレスポンスが気になって、つい会議を引き伸ばしてしまうことがあります。

お気持ちはとても分かるのですが、盛り上がってるのは社長と一
部の社員だけ。

経験的に言って、１時間半を超える会議はまず続きません。２時間を超えてくると集中力が途切れ、苦痛が生じてきます。

コミュニケーションと会議を混同しないことが大事ですね。

会議を引っ張りがちな社長は、試しに「今日から会議は早く終わらせる」と宣言してみましょう。かえって社員は参加意欲を高めるはずです。

マネジメントは「粗利額」で行う

社員のマネジメントではどの数値を重視すべきでしょうか？

私は「粗利額」だと考えています。

なぜなら、営業利益、経常利益、キャッシュフローといった粗利の下にある数値は、本質的に社長とＣＦＯ（財務責任者）がトップダウンで計画、コントロールしていくものだからです。

社員にとっての数値は、社員個人の目標設定や改善活動に結びつくものでなければ意味がありません。そして、その数値は出来るだけシンプルかつレベルの高いものを選ぶべき、というのが顧問先での会議指導などをやってきての結論です。

粗利額重視の思想を社員が理解してくると、最終的に会議での社員からの報告は次のようなものになります。

「第１四半期は、粗利額が予算に対して●●ほど未達でした。」
　　　　　　　　　　　↓
「理由は、売上高がほぼ計画に通りに進捗していますから、利益率が悪かったと思われます。」
　　　　　　　　　　　↓
「利益率が悪化した原因はＡにありそうです。」
　　　　　　　　　　　↓
「そこで、第２四半期の対策としてＢを考えています。」

会議での報告は順序が大事です。普通なら売上の説明から始めるところを、この社員は最初に目標である粗利額について述べ、さらに原因と対策にまで触れています。素晴らしく優秀な社員だと思いませんか？

初期段階から次のようなロジックを社員に理解させることで、こうした社員が育ってきます。

粗利額が悪い　⇒　売上が悪い　⇒　×××　⇒　×××　　
　　　　　　　
　　　　　　　　　　⇒　利益率が悪い　⇒　Ａが原因　⇒　対策Ｂ

これは、⇒の方向に「なぜ？」と考えていき、原因と対策を整理していく方法で、一般にロジックツリーと呼ばれるものです。Ａが最終的な原因であれば、今度はＡに対して「では、どうする？」とＢを導きます。思考回路みたいなものですね。

粗利額＝売上×利益率ですから、本来は簡単な話です。しかし、この思考回路を社員が持っていないと会社は変わりません。現実には、重要なこと（左）から報告せよ、というルールだけでも根付かせるのは大変です。だからこそ、社長自身が繰り返して説明していくしかないのです。